Bạn đã trở thành người làm việc tự do, làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
Nếu đã có con, thật tuyệt vì giờ này bạn có thể vừa làm việc tại nhà vừa chăm sóc con nhỏ!
Và rồi một thời gian sau bạn phát hiện, u là trời, có quá nhiều việc không tên phát sinh khi mình ở nhà.
Con vừa ngủ một lát, bạn định ngồi vào bàn làm việc thì ting ting, tin nhắn quảng cáo từ một ứng dụng mua hàng.
Và rồi bạn nhận ra mình phải làm việc gấp 2,3 lần bình thường mới có thể hoàn thành công việc. Thời gian là tiền bạc mà giờ đây bạn nhận ra có một thứ đang làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và thu nhập của bạn khi làm việc tự do. Đó là sự phân tâm.
Mất tập trung bởi con, các công việc lặt vặt phát sinh khi ở nhà và phương tiện truyền thông xã hội. Và còn nữa, một kẻ thù đáng gờm ẩn náu dưới cái bóng của sự thoải mái! Đó chính là sự thiếu kỷ luật của bản thân khi giờ này không còn sếp hay đồng nghiệp đốc thúc hay quản lý nữa!
Ngay cả sau ba năm là một cây viết tự do, tôi vẫn phải ngăn bản thân tham gia vào Facebook hoặc dành một vài phút để xem các video yêu thích. Tôi biết rằng một khi “dán mắt” và mạng xã hội và các clip hài hước, tôi sẽ khó dứt ra được. Hoặc khi dứt ra được rồi thì tôi sẽ cảm thấy tâm trạng thật nhếch nhác và chẳng muốn làm việc.
Vì vậy, làm thế nào để bạn loại bỏ sự phân tâm, tăng cường sự tập trung khi trở thành người làm việc tự do? Đặc biệt là khi bạn đã có gia đình và con cái luôn trở thành “cái đuôi bất đắc dĩ” của bạn?
Hãy xem cách những người làm việc tự do khác, đặc biệt là những working mom làm việc tại nhà áp dụng nhé. Tôi cũng chia sẻ cả những bí quyết của mình trong danh sách này nữa. Đừng bỏ sót cách nào nhé, biết đâu sẽ hiệu quả với bạn.
1.Có một không gian để làm việc
Có một không gian làm việc với các công cụ cần thiết là lời nhắc nhở không gì thuyết phục hơn, đặc biệt đối với những cây viết tự do.Tôi sắm một bộ bàn và ghế cùng tone màu yêu thích theo phong cách tối giản. Đó là màu xám-trắng. Một chiếc laptop kết nối với monitor 26 inch và nó có thể tách làm nhiều khung cửa sổ, hay màn hình làm việc trong cùng lúc. Tôi đã tiết kiệm thời gian lên đến 50% và giảm các lỗi biên tập lên đến 80% sau khi sắm chiếc monitor màn hình rộng này.
Tôi giảm chứng đau cổ vai gáy, mỏi mắt khi không còn phải chăm chăm nhìn vào màn hình chiếc laptop bé xíu, cũng không phải dùng chuột rê giữa các trang để vừa nghiên cứu vừa viết nữa.
Tất cả chỉ gói gọn trong việc tạo ra một không gian (mà thật là một chiếc bàn, ghế và máy tính) để làm việc.
2.Đặt các vật dụng cần thiết ở gần
Sự phân tâm sẽ tăng lên khi bạn phải rời khỏi không gian làm việc để đi tìm thứ mình cần như là sổ tay, bút, điện thoại, tai nghe…Hãy để những thứ này ở gần nơi làm việc của bạn để giảm thiểu sự phân tâm và tiết kiệm thời gian đi tìm:
- Chai nước
- Tai nghe
- Trái cây
- Bút, sổ tay
3. Nghe nhạc
Âm nhạc giúp cải thiện tâm trạng của bạn và giúp bạn tập trung hơn. Đối với nhiều cây viết khác, nghe nhạc giúp họ viết nhanh hơn và nảy ra nhiều ý tưởng hơn.
Một số người có thói quen nghe tiếng ồn trắng hoặc nhạc không lời để đưa tâm trí-vốn là thứ hay đi lang thang- tập trung vào việc đang làm tốt hơn. Nếu âm nhạc hiệu quả với sự tập trung của bạn, đừng ngại thử nó!
4. Sử dụng các ứng dụng giảm phân tán, tăng tập trung
Nếu bạn muốn “cai nghiện” mạng xã hội và các website, hãy thử các ứng dụng sau đây:
- Freedom là ứng dụng chặn việc bạn truy cập vào mạng xã hội hoặc các website khác.
- Forest là ứng dụng giúp bạn hạn chế xao nhãng bằng cách chặn Facebook, Instagram, Youtube thông qua nhiệm vụ trồng cây. Bất cứ khi nào bạn muốn có được sự tập trung, hãy trồng một cái cây trên ứng dụng và để nó tự lớn. Ý tưởng của ứng dụng tuy rất đơn giản nhưng vẫn đảm bảo mục đích tiết kiệm thời gian và tránh xao nhãng cho cá nhân.
- Promodoro cho phép bạn tập trung vào công việc bằng cách thiết lập khoảng thời gian làm việc và nghỉ quãng ngắn giữa khoảng thời gian làm việc đó. Thay vì tự canh giờ làm việc là cứ 25 phút thì nghỉ 5 phút, bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng này để tăng cường sự tập trung.
- RescueTime là công cụ quản lý thời gian sử dụng máy tính vô cùng hữu ích, cho phép người dùng quản lý tình hình sử dụng mạng hàng ngày của mình. Không chỉ là thời gian bạn dành ra để lướt web, mà cả thời gian sử dụng phần mềm trên máy tính. Vào cuối ngày, bạn có thể xem báo cáo chính xác và đầy đủ nhất về tất cả những gì đã làm trên máy tính.
5. Tạo thói quen
Điều tốt nhất bạn có thể làm cho công việc viết lách là tạo thói quen viết mỗi ngày! Đừng đợi cảm hứng đến rồi hãy viết mà hãy tạo ra cho mình một lịch trình viết vào một khung giờ cố định mỗi ngày. Khung giờ này cần thỏa 2 điều kiện:
- Phù hợp với nhịp sinh học của bạn. Hãy tự thử nghiệm và khám phá ra khả năng tập trung của bạn tốt nhất vào thời điểm nào? Buổi sáng ngay sau khi thức dậy? Hay đêm muộn khi mọi người đều đã đi ngủ?
- Phù hợp với lịch trình sinh hoạt của bạn hoặc con của bạn. Khi nào thì bạn có thể dành cho công việc 2 đến 3 giờ mà không bị can thiệp với con nhỏ?
Sau khi xác định được khung giờ vàng cho sự rèn luyện, hãy kiên trì thực hiện đều đặn trong ít nhất 21 ngày. Một khi việc rèn luyện đã trở thành thói quen, bạn sẽ có phản xạ tự nhiên là đến khung giờ cố định này là ngồi vào không gian làm việc mà không cần phải gồng gắng.
Xem thêm: Đợi cảm hứng đến rồi mới viết hay cứ viết đi, cảm hứng sẽ tới?
6. Mặc quần áo như đi làm
Mẹo này là tôi học từ một người bạn đang là Well-being Coach-huấn luyện viên sức khỏe và tâm trí. Bạn tôi có nhiều năm học và nghiên cứu về dinh dưỡng và hiện tại đang làm HLV Yoga lẫn tư vấn dinh dưỡng cho các bà mẹ bỉm sữa như tôi. Cô ấy tâm sự rằng, mỗi lần mặc đồ Yoga vào là tự nhiên cô ấy cảm thấy hứng khởi đến lạ.
Mặc dù có những ngày bạn tôi không đến lớp để dạy mà chỉ ngồi tư vấn hoặc coaching online, cô ấy vẫn mặc những bộ yoga nhiều màu sắc thay vì những bộ pijama hoặc đồ mặc nhà. Trang phục là sự nhắc nhở về sự chuyên nghiệp của công việc mà bạn đang làm.
7.Có một lịch trình làm việc và bám sát nó
Làm việc cho bản thân bạn sẽ cảm thấy rất tự do. Nhưng khi tự do, chúng ta có xu hướng kém kỷ luật. Vì vậy, bạn cần một lịch trình cụ thể và cố gắng bám sát lịch trình. Dĩ nhiên nếu bản thân ốm, có việc đột xuất hoặc con ốm, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt với lịch trình này.
Lịch trình của tôi đã thay đổi trong nhiều năm qua nhưng hiện tại, đó là:
5-6 giờ sáng, nghiên cứu và viết
6-8h nấu bữa sáng, đưa con đi học và ăn sáng, vệ sinh cá nhân
8h-11h trả lời email, tư vấn, dạy viết 1:1
11h-12h chuẩn bị bữa trưa, ăn trưa và nghỉ ngơi
12-15h30 công việc của khách hàng, thời gian học tập, viết bài đăng trên blog, mạng xã hội
15h-20 giờ: chuẩn bị bữa tối, thời gian dành cho gia đình
20-21 giờ: chuẩn bị tài liệu gửi học viên, lên lịch trình ngày hôm sau
8. Lập kế hoạch cho các dự án công việc của bạn
Nếu bạn có nhiều hơn 2 khách hàng phải phục vụ, bạn nên lập kế hoạch làm việc để hoàn thành các deadline, yêu cầu của mỗi khách hàng cũng như thời gian bạn cần bỏ ra để hoàn thành mỗi đầu việc.
Ngoài ra, bạn cũng cần lập kế hoạch dự phòng những trường hợp bất khả kháng để không phải rơi vào những tình huống tiến thoái lưỡng nan. Ví dụ như kế hoạch cho dòng tiền của bạn, khi nào thì khách hàng thanh toán, có cần yêu cầu khách cọc không? Nếu khách chậm thanh toán, bạn sẽ xoay sở thế nào?
Còn những ngày con ốm thì sao? Công việc có thể làm trước rồi đợi đến deadline thì chỉ cần gửi đi là được không?
9.Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro là một cứu cánh cho công việc tại nhà của các bà mẹ có con nhỏ!Trẻ em có khoảng thời gian chú ý ngắn, vì vậy nếu bạn có thể làm việc khi chúng đang chơi và sau đó nghỉ giải lao khi con bạn đòi bạn. Vậy là cả hai bên cùng có lợi.
Kỹ thuật Pomodoro thực hiện như sau:
- Làm việc liên tục trong 25 phút
- Nghỉ ngơi 5 phút
- Làm việc liên tục trong 25 phút
- Rồi nghỉ ngơi 5 phút
Thực hiện một vài phần như vậy và sau đó nghỉ dài hơn – 25 phút đến 1 giờ – tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Đây là một lịch trình linh hoạt mà bạn có thể thích ứng khi có con nhỏ.
Nó giúp bạn tập trung vào những việc bạn cần làm trong thời gian ngắn như trả lời nốt email cho khách hàng, lưu lại một nội dung quan trọng, biên tập 1 đoạn ngắn trong 1 bài viết khá dài. Hoặc đơn giản là nghiên cứu sơ bộ nội dung cần viết, lập dàn ý cho một bài viết mới…
Xem thêm: 8 tư duy giúp người viết kiếm tiền nhiều hơn
10. Uống cà phê
Cà phê là nguồn năng lượng sáng tạo của tôi. Có những ngày tôi có thể uống đến ba cốc cà phê sữa đá.. Cà phê không tốt cho thần kinh, nhưng cà phê có thể giúp bạn làm việc tỉnh táo hơn.
Nếu bạn không thích cà phê, có thể thử trà thảo mộc. Các loại trà có hương thơm kích thích thần kinh khá tốt và cũng giúp tinh thần sảng khoái hơn.
11. Tạo mẫu sẵn cho các loại hợp đồng, báo giá, phiếu yêu cầu thanh toán, biểu mẫu thuyết trình, chương trình học cho học viên..
Khi làm việc tự do có nghĩa là bạn tự lo mọi thứ! Từ việc soạn một hợp đồng, một bảng báo giá chỉn chu cho đến một đề nghị thanh toán. Các công việc như báo giá, viết bài, yêu cầu thanh toán sẽ lặp đi lặp lại hàng tháng hoặc theo một chu kỳ mà bạn thỏa thuận với khách hàng/ có khách hàng mới.
Để tiết kiệm thời gian cũng như xây dựng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, bạn nên tạo ra các loại biểu mẫu có đính kèm thông tin cá nhân của bạn như họ tên, chức danh công việc ( ví dụ như content writer, Mental Coach, Logo Designer…) hoặc logo cá nhân của bạn.
12. Hợp tác với những người làm việc tự do khác
Sức mạnh của nhiều cái đầu sẽ hơn hẳn một cái đầu! Làm thế nào bạn có thể hoàn thành công việc với rất nhiều đầu việc khác nhau cần nhiều kỹ năng khác nhau? Làm thế nào để hoàn thành deadline đúng hạn khi con đang sốt và bạn đang mệt nhừ? Làm thế nào để có thu nhập khi đang ngủ?
Bí quyết là cộng tác với người khác. Họ có thể là cây viết cùng chủ đề với bạn, một người thiết kế tự do, một mẹ bỉm sữa khác nhưng cũng đồng thời đang làm công việc tương tự bạn hoặc đã có kinh nghiệm trong công việc bạn đang làm. Hãy liên hệ và đề nghị hợp tác với họ. Nhớ là thỏa thuận rõ ràng và sòng phẵng các yêu cầu hợp tác nhé.
13. Theo dõi năng suất của bạn
Bạn có biết rằng nếu chỉ đơn giản theo dõi thời gian khi bạn làm việc, bạn có thể tăng gấp đôi năng suất một cách hiệu quả không?
Khi tôi quyết định bắt đầu theo dõi công việc của mình từ giờ ở nhà, tôi đã lập một danh sách sơ bộ những việc tôi phải làm trong tuần và bắt đầu làm việc. Tôi sẽ viết ra chính xác thời gian tôi bắt đầu, những gì tôi đang làm và khi tôi hoàn thành nhiệm vụ cụ thể đó. Sau đó so sánh thực tế giờ làm với kế hoạch đề ra, nếu thời gian thực tế nhiều hơn, tôi cần phải xem xét lại năng suất của mình, rèn luyện thêm một kỹ năng nào đó hoặc giảm thiểu tối đa thời gian xao nhãng.
14. Thức dậy vào khung giờ cố định
Nếu bạn làm tự do, bạn có xu hướng thức dậy bất cứ khi nào bạn muốn. Điều này dẫn đến việc phá vỡ các kế hoạch làm việc, thậm chí deadline.
Thức dậy vào một khung giờ cố định tạo điều kiện cho cơ thể bạn sẵn sàng cho công việc. Khi tôi bắt đầu viết lách tự do, tôi đặt báo thức để đảm bảo thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Và khi việc này trở thành thói quen, cơ thể là chiếc đồng hồ báo thức không thể chính xác hơn! Tôi tự thức dậy và đưa bản thân vào quy trình hàng ngày.
15. Đi ngủ vào một khung giờ cố định
Tôi biết nhiều blogger, cây viết tự do thức đến 2 hoặc 3 giờ sáng để viết bài đăng trên blog hoặc làm việc. Họ cho rằng đây là khung giờ cho sự sáng tạo cá nhân và là thời điểm yên tĩnh tuyệt đối khi xung quanh ai cũng đều đi ngủ cả.
Ban đầu tôi cũng tin vậy cho đến khi tôi biết vài người trong số những “cú đêm” này mắc ung thư và rời bỏ thế gian này ở tuổi còn rất trẻ!
Gia đình tôi thường lên giường lúc 21h và ngủ trong khoảng 21h15 đến 21h30. Ngủ sớm giúp tôi và các con phục hồi cơ thể tốt hơn và tinh thần thoải mái hơn.
16. Phân công việc của bạn thành các “khối” công việc có tính chất giống nhau (Batch your work)
“Batch your work” là việc thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bạn có thể gộp ngày hoặc giờ ra hoặc bất kỳ công thức nào phù hợp với bạn.
Ví dụ như tôi thường:
5h-6h sáng tất cả các ngày: chỉ nghiên cứu bài viết (cho khách hàng và cho bản thân các dự án của riêng tôi)
8h-11h sáng tất cả các ngày: trả lời email, sau đó là viết và biên tập.
12h-15h30: dạy viết, sửa bài, làm việc với khách hàng
….
“Batch your work” mang lại những lợi ích gì?
- Tăng sự tập trung cho 1 thể loại công việc
- Tăng chất lượng cho công việc (như việc viết xong rồi mới biên tập sẽ nhanh hơn là vừa viết vừa chỉnh sửa bài viết)
- Tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ tự động hóa làm các đầu việc đã lên kế hoạch sẵn thay vì đến giờ mới bắt đầu suy nghĩ nên làm việc gì
17. Cái nào khó quá thì thuê!
Sẽ có lúc bạn nhận được nhiều yêu cầu về các dịch vụ, sản phẩm mà bạn không có sẵn. Ví dụ như khách hàng cũng yêu cầu tôi setup blog giúp họ vì thấy blog của tôi khá bắt mắt. Nhưng việc setup một chiếc blog chỉn chu cần rất nhiều thời gian từ việc thiết kế logo thương hiệu, cài đặt theme, mua tên miền, mua hosting, cài đặt plugin…nên tôi sẽ cộng tác với một blogger chuyên về setup blog.
Bạn có thể thuê ngoài các dịch vụ bạn không chuyên để giải phóng thời gian cho bạn và giúp bạn có nhiều thời gian tập trung cho chuyên môn của mình nhiều hơn.
18. Dùng mạng xã hội làm động lực thúc đẩy cho việc hoàn thành các mục tiêu
Bạn có một hồ sơ Facebook? Có thể là một tài khoản instagram?
Sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội đó để chia sẻ mục tiêu của bạn với bạn bè, gia đình và những người theo dõi. Những người khác có thể thấy các mục tiêu của bạn và bình luận để thúc đẩy bạn. Điều này khiến bạn phải hành động để hoàn thành các mục tiêu!
Những mục tiêu này có thể là mục tiêu viết lách như:” Tôi sẽ viết luyện viết trong 30 ngày, mỗi ngày ít nhất 500 từ.”
